Requisitos del RUP: los 13 documentos para inscribirse

Una persona jurídica matriculada necesita 13 soportes: formulario RUES y Anexo 2 del RUP, certificación de aportes parafiscales, copia del RUT, certificación de tamaño empresarial (Modelo 1), certificación de grupo empresarial o situación de control (Modelo 3), soporte de experiencia (Modelo 6, contrato o acta de liquidación), estados financieros bajo NIIF a 31 de diciembre, certificación de principales cuentas (Modelo 2A), certificación de gastos de intereses (Modelo 2B), certificación de equivalencia de cuentas (Modelo 2C) cuando aplique, copia de la tarjeta profesional, certificado vigente de la Junta Central de Contadores y los códigos UNSPSC de clasificación.

El Registro Único de Proponentes (RUP) es el registro que llevan las cámaras de comercio y en el que debe estar inscrito quien quiera contratar con entidades estatales. En él quedan verificadas y certificadas la capacidad jurídica, la experiencia y la capacidad financiera y organizacional del proponente, de modo que la entidad contratante no tenga que volver a comprobarlas en cada proceso.

De los 13 soportes, 8 tienen que ir firmados por un contador público o por el revisor fiscal: los estados financieros bajo NIIF, las certificaciones de los modelos 2A, 2B y 2C, la certificación de grupo empresarial, la de aportes parafiscales cuando hay revisor fiscal, la copia de la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes de la Junta Central de Contadores.

Con cualquiera de tres alternativas por cada contrato: la certificación expedida por el tercero contratante (Modelo 6), la copia del contrato ejecutado con todas sus modificaciones, o el acta de liquidación del contrato. Todas deben permitir identificar las partes, el objeto, el valor expresado en SMMLV a la fecha de terminación, esa fecha y los códigos UNSPSC. Si el soporte no trae los códigos, se acompaña con una declaración del representante legal.

Sí. Las personas jurídicas con menos de tres años de constituidas pueden acreditar la experiencia de sus socios, accionistas o constituyentes, incluida la ejecutada en consorcios, uniones temporales o en otras personas jurídicas en las que tengan o hayan tenido participación.

Los estados financieros bajo NIIF con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, suscritos por el representante legal y por el contador, auditor o revisor fiscal, certificados y acompañados del informe de auditoría. Comprenden el Estado de Situación Financiera, el Estado de Resultado Integral, las notas, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Quienes aplican NIIF Grupo 3 están exceptuados de los dos últimos.

Si el proponente no tiene la antigüedad suficiente para presentar estados financieros con corte a 31 de diciembre, presenta el estado de situación financiera de apertura o estados financieros de corte trimestral.

Sí. La inscripción, la actualización y la renovación se radican de forma virtual, y para hacerlo se necesita firma digital o firma electrónica. La clave segura se solicita ante la Cámara de Comercio y su expedición es gratuita.

No. La radicación no implica la aceptación del trámite: la solicitud queda sujeta a verificación documental conforme a las normas vigentes, y la cámara de comercio puede devolverla si algún soporte no cumple.

El RUP se renueva una vez al año, a más tardar el quinto día hábil de abril, con la información financiera del año inmediatamente anterior. Si no se renueva dentro de ese plazo cesan sus efectos y hay que volver a inscribirse.

Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) identifican los bienes, obras y servicios que el proponente le ofrecerá a las entidades estatales. Se registran en el formulario y son los que permiten que la entidad contratante encuentre al proponente y que la experiencia aportada se relacione con lo que se está contratando.

No. Los modelos de certificación se descargan al terminar de diligenciar el formulario en el servicio virtual y ya vienen prellenados con la información reportada. No deben elaborarse por aparte, porque el contenido tiene que coincidir con el del formulario.